Funciones del departamento de ventas: ¿Cuáles son?

¿Sabías que el área de Comercial y Ventas siempre se encuentra en una de las categorías laborales más buscadas? Esto se debe a que es un área extensa con diferentes profesionales de todos los niveles y especialidades.

De hecho, conseguir un trabajo en el área de ventas de cualquier empresa, ya cuenta como una venta, porque justo eres tú quien va a vender sus habilidades, experiencia y conocimientos profesionales a un cliente potencial que, en este caso, es el reclutador o responsable de contrataciones.

Así que si te encuentras buscando un trabajo en el área comercial debes conocer cuáles son las funciones del departamento de ventas. 

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¿Qué es el departamento de ventas de una empresa?

El departamento de ventas es una de las áreas clave de una empresa, y se encarga de organizar los recursos necesarios para cumplir con el objetivo comercial de vender un producto o servicio, y de fidelizar a sus clientes. 

Los procesos de venta realizados en esta área involucran varias funciones técnicas, comerciales, financieras, contables, de seguridad y administrativas.

¿Qué son las ventas?

La American Marketing Asociation, define las ventas como "el proceso personal o impersonal por el que el vendedor comprueba, activa y satisface las necesidades del comprador para el mutuo y continuo beneficio de ambos”.

¿Qué es el marketing?

Según los Fundamentos de Marketing escritos por la Universidad Jaume I.

“El Marketing es una filosofía de negocio que se centra en el cliente, y se basa en un conjunto de técnicas de investigación asociadas al análisis estratégico de los mercados, así como de un conjunto de técnicas de comercialización asociadas a la ejecución de acciones de respuesta hacia los mercados”

¿Los departamentos de Ventas y de Marketing son lo mismo?

La respuesta breve es no. Mientras el área de ventas genera estrategias para vender cierto producto o servicio, el área de marketing genera estrategias para crear algo que vender a cierto mercado. Su tarea en concreto es hacer algo que ese grupo específico quiera comprar, mientras que el objetivo del deparamento de ventas es vender.

Lo complejo es definir si las ventas son parte del marketing o el marketing es parte de las ventas.

Laura Fischer y Jorge Espejo, autores del libro Mercadotecnia, consideran que “venta” es una función que forma parte del proceso sistemático de la mercadotecnia, en el que el consumidor ejecuta puntualmente el acto de comprar como resultado de todo un proceso de marketing. 

Sin embargo, otros autores consideran que es lo contrario, afirmando que el departamento de marketing es solo una parte dentro del proceso de venta.

De esta manera ambas pueden coexistir y dependiendo del enfoque de la empresa, una puede absorber a la otra y viceversa.

¿Cuáles son los departamentos en los que se divide el área de ventas?

El departamento de ventas de cada empresa, se divide de maneras diferentes, dependiendo del enfoque que le dé la compañía a los productos o servicios que vende.

El personal de ventas se encarga de todas las funciones involucradas para negociar durante los procesos de compraventa, con el objetivo de conseguir las condiciones más beneficiosas a nivel empresarial y llegando a acuerdos con las partes implicadas.

A continuación, verás tres de los modelos más comunes de organización del departamento de Ventas.

División Geográfica

Esta es la división más común en las áreas de ventas, especialmente en empresas grandes que abarcan mercados nacionales e internacionales.

De esta manera el área de ventas asigna a un equipo específico para cada zona geográfica.

De esta manera se pretende establecer dirigir y controlar las estrategias de venta más adecuadas con base en las necesidades de cada región.

División por productos

Otra manera muy común de dividir el área de ventas es por tipo de productos o servicios que una empresa ofrece. En este tipo de división, los equipos de trabajo se especializan en vender un tipo de producto o servicio específico, para sacar su máximo provecho y distribuirlo óptimamente.

Esta forma de división siempre será necesaria en empresas que manejen una amplia variedad de productos o servicios, ya que nunca será lo mismo vender ropa, que vender comida o productos para el hogar; como es el caso de los supermercados grandes.

Incluso dentro de las empresas que se dedican a vender productos de un solo giro, este tipo de estructura divide al equipo de ventas en gamas o categorías; como las farmacéuticas que a pesar de dedicarse únicamente al giro farmacéutico, clasifican las medicinas en diferentes grupos desde productos dermatológicos, hasta antibióticos, vacunas, etc.

División por mercados

El tercer tipo de organización divide al equipo de ventas en los diferentes mercados que sus productos o marcas abarcan.

Esta estructura genera que cada equipo implemente estrategias de venta con base en las características y necesidades de su consumidor, como la edad, poder adquisitivo, género etc.

Funciones del departamento de ventas

Las principales funciones del departamento de ventas de una empresa son: 

• Diseñar la estrategia y dirigir el equipo de ventas de una empresa.
• Conseguir nuevos clientes y contratos de fidelización mediante acuerdos beneficiosos para la empresa.
• Coordinar las acciones comerciales y de marketing para cumplir con el plan de ventas establecido.
• Negociar condiciones de compraventa con clientes y clientes potenciales.
• Gestionar espacios comerciales.
• Redactar informes que recojan la información relativa a los procesos de venta empresariales.

Estas tareas se desglosan y se vuelven más específicas dependiendo del nivel jerárquico de los puestos de trabajo asignados al equipo comercial que se muestran a continuación.

Funciones del departamento de ventas por puesto

Los puestos de trabajo disponibles dentro del área de venta de una empresa siempre van a ser diferentes dependiendo de las necesidades y tamaño de la compañía. 

A continuación te presentamos las funciones de los puestos de trabajo más comunes dentro de departamento de ventas de una empresa: desde dependientes, hasta directores.

Funciones de un Dependiente de Tienda o Vendedor

• Recibir y atender a los clientes que visitan la tienda o punto de venta, ofreciendo
• Ayudar y asistir a los clientes para que realicen sus compras.
• Mostrar las opciones y variedad de productos o servicios con las que la tienda cuenta con base en las necesidades expresadas por el cliente.
• Asistir al cliente en el uso y manejo de los productos o servicios que haya escogido.
• Asistir en la facturación y cobro de los productos o servicios escogidos por el cliente.
• Mantener el local surtido de inventario tanto en los anaqueles como en la bodega.
• Limpiar y organizar los anaqueles antes de ingresar mercadería nueva.
• Elaborar el reporte diario de sus ventas.
• Realizar los inventarios mensuales.
• Mantener la tienda o local limpios y ordenados. 

Habilidades Principales de un Dependiente o Vendedor

• Conocimiento de producto.
• Directos.
• Actitud amable y servicial.
• Atención al cliente.
• Resolución de devoluciones.
• Aplicación de promociones.
• Manejo de caja registradora.

Funciones de un Técnico de Ventas

• Buscar nuevos clientes y mantener actualizada la base de datos de sus clientes.
• Realizar visitas programadas a potenciales clientes.
• Negociar con los nuevos clientes siguiendo los objetivos establecidos.
• Dar soporte y la capacitación sobre los productos y servicios a la venta. 
• Dar el seguimiento posventa.
• Organizar y coordinar la agenda de visitas. 
• Analizar y categorizar el perfil de los clientes de su cartera. 
• Elaborar los reportes de venta semanales y mensuales.
• Asistir a capacitaciones de los proveedores, elaborar investigaciones de nuevos productos 

Habilidades Principales de un Supervisor de Ventas

• Gestión de tiempo.
• Habilidades comerciales y de negociación.
• Buenas relaciones interpersonales.
• Alta capacidad resolutiva.
• Capacidad de análisis.
• Comunicación.
• Trabajo en equipo.
• Actitud de servicio al cliente.

Funciones de un Supervisor de Ventas

• Organizar y ejecutar la implantación de los productos/servicios en los espacios comerciales, controlando que las acciones promocionales y el montaje de escaparates estén alineados con lo establecido por los lineamientos de la marca.
• Supervisar que se cumplan los planes de ventas.
• Evaluar los resultados semanales del equipo de vendedores.
• Calcular y contemplar los cuadros de rentabilidad de los productos y de los descuentos.
• Capacitar al personal que trabaja directamente en el punto de ventas constantemente.
• Planificar las rutas de venta y asignarlas a sus vendedores.
• Elaborar el histórico de las ventas por temporada y por mes.
• Resolver las quejas interpuestas por clientes relacionadas con la atención y ventas directamente en tiendas.
• Elaborar los reportes de funciones y de incidencias, así como escalar los casos especiales.

Habilidades Principales de un Supervisor de Ventas

• Escaparatismo y diseño de espacios comerciales.
• Gestión de productos y promociones en el punto de venta.
• Técnicas de venta y negociación.
• Conocimiento de las políticas de marketing.
• Marketing digital.
• Logística de almacenamiento.
• Logística de aprovisionamiento.
• Investigación comercial.

Funciones de un Jefe de Ventas

• Organizar, realizar y controlar las operaciones de venta, tanto en contacto directo con los clientes como a través de tecnologías de información y comunicación.
• Coordinar y liderar al equipo comercial y supervisar las acciones de promoción, difusión y venta de productos y servicios.
• Analizar y organizar el entorno comercial y procesos de venta.
• Gestionar y aplicar las técnicas de venta profesionales.
• Documentar los resultados de venta de productos y servicios.
• Dar seguimiento a las ventas cerradas y aplicar técnicas para la fidelización de clientes.
• Resolver conflictos y reclamaciones propias de la venta.
• Capacitar y fomentar el desarrollo de habilidades de todos los miembros de su equipo de ventas.
• Planificación de estrategias para la promoción en diferentes puntos de venta.
• Planificación de estrategias de merchandising y animación en el punto de venta.
• Medir el impacto de las acciones promocionales tanto físicas (en punto de venta) como digitales.

Habilidades Principales de un Jefe de Ventas

• Facilidad de palabra.
• Enfocado a resultados.
• Amplio conocimiento en técnicas de negociación y cierres de ventas.
• Proactivo y dinámico.
• Amplia red de contactos (Capacidad de construir su propio networking). 
• Creativo.

Funciones de un Gerente Comercial

• Planificar, organizar y asignar las actividades comerciales del día a día del equipo comercial. 
• Coordinar y organizar eficazmente equipos de trabajo propiciando un adecuado ambiente de trabajo.
• Maximizar las oportunidades comerciales, la rentabilidad del negocio y realizar un seguimiento de los resultados.
• Elaborar los planes y argumentarios de ventas, con propuestas para contribuir a mejorar el posicionamiento del producto, la fidelización de los clientes y el incremento de las ventas.
• Elaborar estrategias comerciales a partir de un análisis de la opinión y nivel de satisfacción de los clientes.
• Estudiar a la competencia directa e indirecta para proponer mejoras en la calidad del producto o servicio que vende. 
• Garantizar la disponibilidad de productos y la capacidad de prestación del servicio al cliente.
• Detectar nuevas oportunidades de negocio que optimicen la gestión de ventas en la empresa.

Habilidades Principales de un Gerente Comercial

• Contratos de compra-venta.
• Transacciones comerciales. 
• Instrumentos de pago y financieros.
• Toma de decisiones.
• Liderazgo de equipos.
• Estrategias de ventas.
• Atención al cliente.

Funciones de un Gerente de Producto (Product Manager)

• Elaborar y desarrollar los planes de productos para cada uno de los canales establecidos.
• Coordinar con el departamento de marketing para que los objetivos de ventas asignados se cumplan.
• Analizar e investigar los mercados potenciales e ideales para el producto o servicio que se ofrece.
• Proyectar la rentabilidad del producto de acuerdo con los estudios realizados sobre mercado (oferta y demanda).
• Coordinar y realizar los eventos de cada producto o servicio para su lanzamiento y promoción.
• Coordinar con el Departamento de Marketing la asistencia publicitaria para cada canal de producto asignado.
• Realizar y liderar las negociaciones con los clientes claves para impulsar el posicionamiento y venta de los productos.
• Reportar los resultados obtenidos con los esfuerzos promocionales como los eventos, relaciones públicas y publicidad.

Habilidades Principales de un Gerente de Producto (Product Manager)

• Lanzamiento de productos desde la idea hasta la producción.
• Gestión de productos.
• Uso de Jira y Confluence.
• Habilidades de comunicación y gestión de partes interesadas.
• Proactivo y orientado a los detalles.
• Trabajo en equipo.
• Manejo de entorno agile / scrum.

Funciones de un Director de Ventas

• Dirigir el área comercial en la organización de la empresa.
• Buscar la integración de los canales digitales en la estrategia comercial.
• Gestionar económico-financiera de la dirección de ventas.
• Liderar y gestionar el equipo de ventas.
• Prever los objetivos de ventas y planificar cómo se van a alcanzar dichos objetivos.
• Reportar los resultados finales a los clientes.
• Organizar y estructurar los sistemas, modelos y canales de ventas.
• Gestionar de manera estratégica y operativa la cartera de clientes.
• Desarrollar los planes de ventas a presentar ante un tribunal de evaluación.
• Gestionar a los clientes a través de fidelización y creación de valor.

Habilidades Principales de un Director de Ventas

• Liderazgo
• Comunicación
• Organización ágil y flexible de estructuras comerciales. 
• Integración de los nuevos perfiles 
• Pensamiento analítico. 
• Toma de decisiones económico-financieras.

Como has visto en la descripción de estos puestos y en las habilidades y aptitudes que han de tener, la diferenciación final que hay entre sus funciones es mínima y en la mayoría de los casos se divide principalmente entre los puestos estratégicos y los tácticos. 

Cada empresa organiza a su personal en diferentes áreas dependiendo de sus necesidades y principales enfoques. También, recuerda que los puestos de trabajo pueden recibir nombres diferentes dependiendo de las compañías, pero puedes utilizar los ejemplos de este artículo como referencia.

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